住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度
住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度とは
住民票の写しや戸籍謄本などを、本人等以外の請求者（第三者）に交付したとき、事前に登録した方に、その事実を通知する制度です。
本人に通知することによって、不正請求の早期発見・個人の権利侵害の防止を図ることを目的としています。
この制度の利用は、希望者に限るため、事前に登録が必要です。
本人通知の流れ
- 登録者（本人）が市役所に登録を申し込む
- 請求者（第三者）が市役所に証明書を請求
- 市役所が証明書を請求者に交付
- 市役所が証明書を交付した事実を郵送で本人に通知
本人に通知する内容
事前登録した方の住民票の写しなどを第三者に交付した場合、おおむね1カ月後に交付した事実を記載した通知書を郵送します。通知書に記載されるのは、次の事項です。
- 交付した年月日
- 交付した証明書の種別および通数
- 交付請求者の種別（本人等の代理人、代理人以外の第三者の2区分）
国や地方公共団体の機関からの請求により交付した証明書は、通知の対象外です。
注意点
- 第三者から登録者の住民票の写しなどの交付請求があった場合に、交付の可否を登録者に確認する制度ではありません。また、交付ができないようにする制度でもありません
- 住民票の写しや戸籍謄抄本などの証明書は、正当な理由があれば第三者でも請求できることを、「住民基本台帳法」や「戸籍法」で定められています
対象となる証明書
住民票関係
住民票の写し、住民票記載事項証明書、消除された住民票の写し（平成26年6月20日以降に消除されたもの）
戸籍関係
- 戸籍全部（個人）事項証明書（除かれた戸籍を含む）、戸籍謄本・抄本（除かれた戸籍を含む）、戸籍記載事項証明書（除かれた戸籍を含む）
- 戸籍の附票の写し（除かれた附票を含む）
請求者（第三者）とは
この制度では、請求者（第三者）を2つに区分します。
本人等の代理人
本人等からの依頼を受け、委任状を持参した方
本人等とは、住民票関係の証明書の場合は本人および同一世帯の方、戸籍関係の証明書の場合は戸籍に記載されている方やその配偶者、直系尊属または直系卑属のことを指します。
(注意1)直系尊属：父母（養父母）・祖父母など自分より前の世代で、直通する系統の親族。叔父、叔母、配偶者の父母・祖父母は含まれません。
(注意2)直系卑属：子（養子）・孫など自分よりも後の世代で、直通する系統の親族。兄弟・姉妹、おい・めい、子の配偶者は含まれません。
代理人以外の第三者
- 自己の権利行使または義務履行のために住民票の写しなどが必要な方
- 住民票の写しなどを利用する正当な理由がある方
- 業務遂行のために住民票の写しなどが必要な弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士、行政書士
登録できる人
個人単位での登録となります。
- 柏崎市の住民基本台帳に記録されている方（平成26年6月20日以降に消除された方を含む）
- 柏崎市の戸籍および戸籍の附票に記載または記録されている方（戸籍から除かれた方を含む）
登録手続き
この制度の利用を希望する方は、本人確認書類（運転免許証・マイナンバーカード・パスポートなど）を持参し、登録の手続きをしてください。
(注意)法定代理人の場合は、自身の本人確認書類と権限を確認できる書類をお持ちください。
登録申出書は、登録受け付け窓口に設置してあります。また、以下からからダウンロードできます。
柏崎市本人通知制度登録申出書 (PDFファイル: 67.7KB)
本人通知制度の委任状（記入例） (PDFファイル: 53.0KB)
登録受け付け窓口
- 柏崎市役所市民課
- 高柳町事務所
- 西山町事務所
郵送での手続き
市外に住んでいる方や病気などのやむを得ない事情のある方は、郵送での手続きもできます。
次の必要書類を柏崎市市民課に郵送してください。
必要書類
- 本人確認書類（法定代理人の場合は、自身の本人確認書類と権限の確認できる書類）の写し
- 柏崎市本人通知制度登録申出書(PDFファイル:67.7KB)
登録期間
無期限
ただし、住民票の異動や戸籍の変動などがあった場合には、変更の届け出をしてください。届け出がないと、登録が廃止になる場合があります。
登録事項の変更・廃止
登録事項の変更や廃止する場合は、本人確認書類（運転免許証・マイナンバーカード・パスポートなど）を持参し、手続きをしてください。
(注意)法定代理人の場合は、自身の本人確認書類と権限を確認できる書類をお持ちください。
市外に住んでいる方や病気などのやむを得ない事情のある方は、郵送で手続きすることもできます。
変更
転居や戸籍届け出などにより住所、氏名、本籍などの登録事項に変更が生じたとき
(注意)変更の届け出がないと本人通知の送付が出来ないため、登録を廃止する場合があります。
廃止
以下のいずれかに当てはまる場合です。
- 本人から廃止の申し出があったとき
- 登録した方が死亡したとき
- 日本国内に住所がなくなったとき
郵送での必要書類
以下の書類を、郵送してください。手続き方法は郵送での登録手続きと同じです。
- 本人確認書類（法定代理人の場合は、自身の本人確認書類と権限の確認できる書類）の写し
- 柏崎市本人通知制度登録（変更、廃止）届出書(PDFファイル:64.7KB)
本人確認書類
(ア)の書類は1点、(イ)の書類は2点お持ちください。
本人確認書類一覧
(ア)顔写真付きのもの
- 運転免許証
- パスポート
- マイナンバーカード（個人番号カード）
- 身体障害者手帳
- 療育手帳
- 在留カード
- 特別永住者証明書
- 住民基本台帳カード（顔写真付きに限る）
- 官公署が発行した身分証明書（顔写真付きのもの）など
(イ)氏名と住所または生年月日が確認できるもの（顔写真のないもの）
- 健康保険証
- 介護保険証
- 年金手帳、年金証書
- 生活保護受給者証など
申請書など書式
柏崎市住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度について (PDFファイル: 188.3KB)
柏崎市住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度実施要綱 (PDFファイル: 289.0KB)
柏崎市本人通知制度登録申出書 (PDFファイル: 67.7KB)
この記事に関するお問い合わせ先
市民生活部 市民課 市民窓口係
〒945-8511
新潟県柏崎市日石町2番1号 市役所 本館1階
電話：0257-21-2200/ファクス：0257-21-2528
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更新日：2024年05月10日