各課（特に遺産相続関係）の手続きの一本化（市長への手紙、令和4(2022)年2月公開）

手紙と回答の概要

お寄せいただいた内容の概要

今回、葬儀に際して手続きの仕方（対応の仕方）に疑問を感ずる。
同じ窓口、同じ関係事項、同じように担当なのにその都度担当が代わり、その間、少し待たされる。なぜ最初の担当者が、最後まで責任を持ってその窓口を担当できないのか。
せめて2人くらいで完結できれば市民の忙しい人のためになるのではないでしょうか。担当が違ったら、一連の関連事項を研修で把握すれば済むのではないでしょうか。そして、人員も、窓口分の人数プラス一人くらいにすれば人件費も節約できるのではないでしょうか。
以上、事務の簡素化、研修などぜひ検討してみてください。

⇒手紙の全文は以下の「お寄せいただいた内容の全文」をご覧ください。

回答の概要

市役所では、令和3(2021)年1月4日の庁舎移転を機に、ご葬儀後の手続きが1カ所でできるよう、1階カウンターに「おくやみ窓口」を設置しました。
来庁された方がそれぞれの担当窓口に移動せず、各課の担当職員が順におくやみ窓口で対応させていただいております。
確かに職員が交代せず、1人の職員が、全ての業務の手続きを完結することが理想であります。
ただ、「おくやみ」に際し、さまざまな手続きをさせていただく専門職員による正確な対応が必要と考えております。お客さまに、いくつもの窓口を回っていただくことを避けるため、「おくやみ窓口」を設置したところであります。
今後も職員が担当業務の知識を深めるとともに、担当以外の業務知識も可能な限り幅広く習得するように努めてまいります。
また、市民の皆さまをお待たせしないよう、手続き時間の短縮に一層努めてまいります。

⇒回答の全文は以下の「回答の全文」をご覧ください。

手紙と回答の全文

お寄せいただいた手紙の内容と市からの回答を、個人が特定されないように編集した上で掲載しています。

お寄せいただいた内容の全文

今回、葬儀に際して手続きの仕方（対応の仕方）に疑問を感ずる。
窓口に行き、説明を聞こうとしたら、最初の説明を聞き、その次の質問をしようとしたら、その担当者は「次の担当者に代わります。」と言う。その後しばらく待つ。
次に来た担当者も一通り話し、次の質問をしたら「次の担当者に代わります。」と言う。

同じ窓口、同じ関係事項、同じように担当なのにその都度担当が代わり、その間、少し待たされる。
なぜ最初の担当者が、最後まで責任を持ってその窓口を担当できないのか。

私は、もうリタイヤして時間的余裕があるが、仕事を持っている人などは、一分一秒も惜しいのではないだろうか。
せめて専門を自分の分野だけでなく、関連分野、葬儀関係、いくつかの分野を把握していれば、少なくとも2人くらいまでの交替で済ませられるのではないだろうか。
自分のスキルを高め、市民を待たせない方法をすれば良いのでは。

私は、以前教員をしていたのですが、教員は忙しく休憩などほとんど取れず、四六時中、子どもたちと接していなければなりません。結果、生徒が帰った後、事務処理、成績処理などをして帰ると、帰宅は19時20時になることはざらです。ちなみに、出勤は7時頃です。
ましてや、学校が荒れていたり、部活を持っていたら、土曜、日曜も出勤したりと、大変な労働をしてきた私は、市の対応に不満を持ちました。
このような重労働にもかかわらず、上からは、研修しろ、研修しろと言われるのが現状でした。

だから市の職員も、担当を始めたら1人で実結できるようにすれば、もっと迅速にできるのではないでしょうか。
せめて2人くらいで完結できれば、市民の忙しい人のためになるのではないでしょうか。
担当が違ったら、一連の関連事項を研修で把握すれば済むのではないでしょうか。
そして、人員も、窓口分の人数プラス1人くらいにすれば人件費も節約できるのではないでしょうか。
しかし、中には、機械的ではなく、相手（私）の身になって考え、動いてくれた方もいました。その方には、本当に感謝しております。

以上、事務の簡素化、研修などぜひ検討してみてください。

回答の全文

お手紙拝見しました。
このたび、おくやみ窓口に関するご意見をいただきました。

市役所では、令和3(2021)年1月4日の庁舎移転を機に、ご葬儀後の手続きを1カ所でできるよう、1階カウンターに「おくやみ窓口」を設置しました。
主な手続きとして、国民健康保険、後期高齢者医療保険、介護保険、年金および印鑑登録の廃止などがあり、来庁された方がそれぞれの担当窓口に移動せず、各課の担当職員が順におくやみ窓口で対応させていただいております。

ご意見にもありますように、確かに職員が交代せず、1人の職員が、全ての業務の手続きを完結することが理想であります。
ただ、「おくやみ」に際し、例えば、市民課国民年金係、国保医療課高齢者医療係など、さまざまな手続きをさせていただく専門職員による正確な対応が必要と考えております。
お客さまに、いくつもの窓口を回っていただくことを避けるため、「おくやみ窓口」を設置したところであります。

今後も職員が担当業務の知識を深めるとともに、担当以外の業務知識も可能な限り幅広く習得するように努めてまいります。
また、市民の皆さまをお待たせしないよう、手続き時間の短縮に一層努めてまいります。

このたびは、貴重なご意見をいただき、ありがとうございました。

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